Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Schön am Rhein GmbH, Hotel Schön, Rheinuferstraße 4, 65385 Rüdesheim am Rhein (Assmannshausen), vertreten durch den Geschäftsführer Robin Bremer (weitere Angaben siehe Impressum). Ihr Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist Robin Bremer, erreichbar unter info@hotel-schoen.com oder Telefon 0176 83510202.

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website www.hotel-schoen.de, für Anfragen und Buchungen über Website, E-Mail, Telefon und Buchungsportale sowie für Ihren Aufenthalt und den Besuch unseres Restaurants, unserer Rheinterrasse und unserer Veranstaltungen. Sie ergänzt § 9 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, soweit dies für Ihre Buchung, Ihren Aufenthalt, die Nutzung unserer Website oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Anfragen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere Bundesmeldegesetz, Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch, Kurtaxe-Satzung der Stadt Rüdesheim am Rhein), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen wie sicherer und wirtschaftlicher Betrieb des Hotels, Durchsetzung von Ansprüchen, Gästeservice) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. Newsletter, nicht notwendige Cookies). Gesundheitsangaben wie Allergien oder Mobilitätseinschränkungen verarbeiten wir nur, wenn Sie sie uns freiwillig mitteilen, damit wir darauf Rücksicht nehmen können (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (siehe Abschnitt 14).

3. Anfrage, Buchung und Aufenthalt

Anfrage und Buchung. Bei Anfragen und Buchungen verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Anschrift und Kontaktdaten, ggf. Firmendaten, den Zeitraum, die Zimmerkategorie, die Zahl und bei Kindern das Alter der Reisenden, Zusatzleistungen (z. B. Haustier, dritte Person) und Ihre Wünsche. Alle Buchungen werden in unserem Hotelsystem und unserer Online-Buchungsstrecke des Anbieters Mews Systems B.V., Amsterdam (Niederlande), verarbeitet, der als Auftragsverarbeiter an unsere Weisungen gebunden ist und Ihre Daten auf Servern in der EU speichert. Buchungs- und Stornierungsbestätigungen versendet Mews in unserem Auftrag automatisch. Eine Anfrage ohne Bestätigung ist keine Buchung (§ 2 Abs. 2 AGB); Anfragen, aus denen keine Buchung wird, löschen wir nach 12 Monaten.

Meldeschein und Ausweis. Bei Anreise legen Sie einen gültigen Lichtbildausweis vor (§ 6 Abs. 4 AGB). Für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit erfassen wir nach §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz Anreise- und Abreisetag, Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Zahl und Staatsangehörigkeit der Mitreisenden sowie die Nummer des Ausweisdokuments. Meldescheine bewahren wir ein Jahr ab Anreisetag auf und vernichten sie danach; Zugriff haben nur berechtigte Behörden. Ausweise kopieren wir nicht.

Kurtaxe. Für die Kurtaxe der Stadt Rüdesheim am Rhein (§ 3 Abs. 4 AGB) erfassen wir die Zahl der kurtaxepflichtigen Personen und Nächte sowie bei Geschäftsreisenden den Nachweis der Befreiung und rechnen sie in der von der Stadt vorgegebenen Form ab.

Zahlung und Rechnung. Sie zahlen bei Anreise bar oder mit Karte (§ 3 Abs. 9 AGB). Kartenzahlungen und Zahlungsgarantien (§ 3 Abs. 10 AGB) wickelt unser Zahlungsdienstleister Mews Payments (Mews Systems B.V.) ab; wir selbst speichern keine vollständigen Kartendaten, sondern nur die Zahlungsbestätigung. Rechnungen unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungspflichten (Abschnitt 13). Bei Zahlungsverzug (§ 3 Abs. 11 AGB) nutzen wir Ihre Daten für Mahnungen und, falls nötig, für die Durchsetzung über einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen.

Stornierung. Wir speichern Stornierungen mit Zeitpunkt und dem Grund, soweit Sie ihn uns nennen; gesundheitliche oder familiäre Gründe verwenden wir nur zur Bearbeitung der Stornierung. Bei kostenpflichtigen Stornierungen dokumentieren wir nach § 4 Abs. 8 AGB, ob wir das Zimmer anderweitig vermieten konnten.

Wünsche und Stammgäste. Zimmerwünsche, Anreisezeiten, Fahrradunterstellung, Haustiere und freiwillig genannte Allergien vermerken wir in Ihrer Buchung, um sie zu erfüllen. Daten früherer Aufenthalte behalten wir im Rahmen unseres berechtigten Interesses an persönlicher Gastlichkeit, etwa um Stammgästen dasselbe Zimmer anzubieten; Sie können dem jederzeit widersprechen.

4. Buchungsportale, Channelmanager und Preisgestaltung

Buchen Sie über Booking.com, Expedia/Hotels.com, Airbnb, Getaway Group oder die Google-Hotelsuche, erhalten wir Ihre Buchungs- und Kontaktdaten (häufig eine anonymisierte E-Mail-Adresse des Portals) vom jeweiligen Portalbetreiber; dieser ist für die Verarbeitung auf seiner Plattform selbst verantwortlich, es gilt dessen Datenschutzerklärung. Nachrichten über das Portal beantworten wir über das Portal. Bucht ein Dritter für Sie (§ 2 Abs. 4 AGB), erhalten wir Ihre Daten von diesem Besteller, der Sie über die Weitergabe informiert.

Verfügbarkeiten, Preise und Buchungen tauschen wir zwischen Hotelsystem und Portalen über den Channelmanager DIRS21 der TourOnline AG, Wernau am Neckar, aus (Auftragsverarbeiter, Server in Deutschland).

Unsere Preise bilden wir dynamisch (§ 3 Abs. 2 AGB) mit der Software PriceLabs (PriceLabs Inc., Chicago, USA). PriceLabs erhält aus unserem Hotelsystem nur Buchungsdaten ohne Namen und Kontaktdaten (Zeitraum, Zimmerkategorie, Buchungszeitpunkt, Preis). Die Übermittlung in die USA ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

5. Website

Hosting und Auslieferung über Cloudflare. Unsere Website liegt bei Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA), das sie über ein weltweites Servernetz ausliefert und vor Angriffen und Überlastung schützt. Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare dafür technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine schnelle, sichere und zuverlässig erreichbare Website. Cloudflare ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO, Cloudflare Data Processing Addendum). Dabei können Daten auch in den USA verarbeitet werden; Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Abschnitt 12). Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Cloudflare: cloudflare.com/privacypolicy.

Besucherstatistik mit Cloudflare Web Analytics. Um zu verstehen, welche Seiten unsere Gäste interessieren, nutzen wir Cloudflare Web Analytics. Dazu lädt die Website ein kleines Skript von Cloudflare (static.cloudflareinsights.com), das beim Seitenaufruf Angaben wie aufgerufene Seite, zuvor besuchte Seite, Land, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Ladezeiten übermittelt. Nach Angaben von Cloudflare setzt der Dienst keine Cookies, speichert nichts auf Ihrem Gerät, erstellt keine Nutzerprofile und verfolgt Sie nicht über andere Websites hinweg; die IP-Adresse wird nur für die Übertragung verwendet und nicht für die Auswertung. Wir sehen ausschließlich zusammengefasste Zahlen, keine einzelnen Besucher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, unsere Website nach den Bedürfnissen unserer Gäste zu gestalten. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 14) oder das Skript mit einem Inhaltsblocker in Ihrem Browser unterdrücken.

Cookies. Technisch notwendige Cookies (Buchungsstrecke, Sprachwahl, Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung) setzen wir nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Statistik-, Marketing- und Karten-Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen.

Online-Buchung. Die Buchungsstrecke (app.mews.com) wird von Mews Systems B.V. bereitgestellt; Ihre Eingaben werden direkt an Mews übermittelt und in unserem Hotelsystem gespeichert (Abschnitt 3).

Kontaktformular. Ihre Angaben (Name, E-Mail, ggf. Telefon, Nachricht) nutzen wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage; die Übertragung ist TLS-verschlüsselt.

Schriften, Karte, Analyse, Werbung. Schriften binden wir lokal ein. Die Anfahrtskarte (Google Maps, Google Ireland Limited, Dublin) wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Reichweitenmessung mit Google Analytics sowie Conversion-Messung für unsere Anzeigen bei Google Ads und Meta erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner, mit gekürzter IP-Adresse; Google und Meta können Daten in den USA verarbeiten, abgesichert über den EU-U.S. Data Privacy Framework.

6. Kommunikation, Bewertungen und Social Media

E-Mail und Telefon. Unsere E-Mails und Büroanwendungen laufen über Google Workspace (Google Ireland Limited, Dublin; Auftragsverarbeiter, Verarbeitung teilweise in den USA, abgesichert über den EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). Telefonate zeichnen wir nicht auf.

KI-gestützte Antwortentwürfe. Zur schnellen Beantwortung von Anfragen nutzen wir ein KI-Assistenzsystem (Claude der Anthropic Ireland, Ltd., Dublin, bzw. Anthropic, PBC, USA; Auftragsverarbeiter, Standardvertragsklauseln, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training). Jeder Entwurf wird von uns geprüft und freigegeben; Entscheidungen über Buchungen, Preise oder Stornierungen trifft immer ein Mensch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Sie können dem widersprechen, dann bearbeiten wir Ihre Anfrage ohne KI-Unterstützung.

Bewertungen und Social Media. Bewertungen auf Google, Booking.com, Expedia oder Tripadvisor sind öffentlich; wir beantworten sie im Rahmen unseres berechtigten Interesses ohne Nennung von Buchungsdetails, die Sie nicht selbst genannt haben. Auf Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, Dublin) ist Meta für die Verarbeitung verantwortlich, für Seiten-Statistiken besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Fotos von Gästen veröffentlichen wir nur mit Einwilligung.

7. Restaurant, Gutscheine, Gruppen und Veranstaltungen

Für Tischreservierungen verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, Datum, Personenzahl, Anlass und freiwillig genannte Unverträglichkeiten; die Daten löschen wir 3 Monate nach dem Besuch, sofern keine Rechnung mit Aufbewahrungspflicht entstanden ist. Beim Kauf eines Gutscheins speichern wir Käufer, ggf. Beschenkten, Wert, Nummer und Einlösungen bis zum Ablauf der Gültigkeit (§ 3 Abs. 13 AGB) und danach als Beleg.

Bei Gruppenbuchungen (§ 4 Abs. 5 AGB), Tagungen und Feiern (§ 4 Abs. 6 AGB) verarbeiten wir die Daten des Bestellers bzw. Veranstalters sowie die Zimmer- und Teilnehmerlisten, die wir für Zimmerzuteilung, Meldeschein, Frühstückszeiten, Menüwahl und Abrechnung benötigen. Der Besteller informiert die Teilnehmer über die Weitergabe an uns. Teilnehmerlisten löschen wir nach der Veranstaltung, soweit sie nicht Teil der Rechnung sind. Kontaktdaten geben wir an externe Dienstleister (z. B. DJ, Fotograf) nur mit Ihrer Zustimmung weiter.

8. Newsletter und Werbung

Unseren Newsletter mit Neuigkeiten, Veranstaltungen und Weinangeboten erhalten Sie nur nach Anmeldung mit Ihrer E-Mail-Adresse und Bestätigung über den Link in der ersten E-Mail (Double-Opt-in, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Anmeldung und Bestätigung protokollieren wir mit Zeitpunkt und IP-Adresse. Der Versand erfolgt über Google Workspace (Abschnitt 6). Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink oder per Nachricht an info@hotel-schoen.com abbestellen.

Gästen, die bei uns übernachtet haben, senden wir gelegentlich Hinweise auf eigene vergleichbare Angebote (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und vereinzelt Grüße per Post. Sie können dem jederzeit ohne Kosten widersprechen; in jeder E-Mail finden Sie einen Abmeldelink. Anzeigen bei Google Ads und Meta schalten wir ohne Bezug zu Ihrem Website-Besuch, solange Sie der Conversion-Messung nicht zugestimmt haben (Abschnitt 5).

9. WLAN, Videoüberwachung, Fundsachen und Schadensfälle

Bei Nutzung des kostenfreien Gäste-WLAN werden Geräteadresse, zugewiesene IP-Adresse, Verbindungsdauer und Datenvolumen technisch verarbeitet, um den Zugang bereitzustellen und Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); Inhalte werten wir nicht aus, die Verbindungsdaten werden nach 7 Tagen gelöscht.

Zum Schutz unserer Gäste, Mitarbeitenden und unseres Eigentums überwachen wir den Eingangsbereich, die Rezeption, den Parkplatz vor dem Haus und die Fahrradgarage per Video; Zimmer, Bäder, Restaurant und Rheinterrasse werden nicht überwacht. Die überwachten Bereiche sind durch Hinweisschilder gekennzeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Hausrecht, Schutz vor Diebstahl und Vandalismus, Aufklärung von Schäden). Die Aufnahmen werden nach 72 Stunden automatisch überschrieben; nur bei einem konkreten Vorfall sichern wir sie bis zur Klärung und geben sie ausschließlich an Polizei, Versicherung oder Rechtsanwalt weiter.

Fundsachen bewahren wir 6 Monate auf (§ 7 Abs. 9 AGB) und nutzen zur Rückgabe die Kontaktdaten aus Ihrer Buchung; für eine Nachsendung geben wir Ihre Anschrift an den Versanddienstleister weiter. Schäden, Mängel und Beschwerden (§ 8 AGB) dokumentieren wir mit Datum, Zimmer, Beteiligten und Fotos, um Ansprüche zu prüfen, und bewahren die Unterlagen bis zum Ablauf der Verjährung auf. Bei Unfällen oder Straftaten geben wir Daten an Rettungsdienst, Polizei oder Versicherung weiter, soweit erforderlich.

10. Buchhaltung und Steuerberatung

Rechnungen und Zahlungsbelege übergeben wir zur Buchführung und Steuererklärung an unsere Steuerberatung SOVEO (Torsten Schneider), digital über DATEV Unternehmen online der DATEV eG, Nürnberg (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, §§ 140 ff. AO, §§ 238 ff. HGB). Steuerberatung und DATEV sind zur Verschwiegenheit verpflichtet bzw. als Auftragsverarbeiter gebunden. Reine Gästekorrespondenz wird nicht übermittelt. Bei Betriebsprüfungen legen wir Rechnungen dem Finanzamt vor.

11. Bewerbungen

Bewerbungen verarbeiten wir zur Entscheidung über eine Einstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG); Zugriff haben nur die Geschäftsführung und die am Auswahlverfahren Beteiligten. Bei Absage löschen wir Ihre Unterlagen 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, eine längere Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Bitte senden Sie uns keine Gesundheitsdaten, soweit sie für die Stelle nicht erforderlich sind.

12. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Innerhalb des Hotels haben nur Mitarbeitende Zugriff, die Ihre Daten für ihre Aufgabe benötigen. Nach außen geben wir Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung nötig ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben (§ 9 Abs. 2 AGB):

• Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Mews Systems B.V. (Hotelsystem, Buchungsstrecke, Zahlung), TourOnline AG/DIRS21 (Channelmanager), PriceLabs Inc. (Preisgestaltung), Google Ireland Limited (E-Mail, Büroanwendungen, Newsletter), Anthropic (KI-Antwortentwürfe), Cloudflare, Inc. (Hosting und Besucherstatistik der Website), DATEV eG.
• Eigene Verantwortliche: Buchungsportale (Booking.com B.V., Expedia Group, Airbnb Ireland UC, Getaway Group, Google), Steuerberatung SOVEO, Rechtsanwälte, Inkassounternehmen, Versicherungen, Versanddienstleister, mit Ihrer Zustimmung externe Veranstaltungsdienstleister.
• Behörden: Stadt Rüdesheim am Rhein (Kurtaxe, Fundbüro), Meldebehörde, Polizei, Finanzamt und Gerichte im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

Bei Anbietern mit Sitz oder Servern in den USA (PriceLabs, Google, Meta, Anthropic, Cloudflare, Expedia) stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage.

13. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, danach löschen oder anonymisieren wir sie.

Bei offenen Forderungen oder Rechtsstreitigkeiten speichern wir die betroffenen Daten bis zum Abschluss des Verfahrens.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach Art. 15 bis 21 DSGVO das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung (soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht), auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf berechtigte Interessen stützen; Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine formlose Nachricht an info@hotel-schoen.com oder an unsere Postanschrift genügt; zum Schutz vor unberechtigten Auskünften können wir Sie um einen Identitätsnachweis (z. B. Buchungsnummer und Aufenthaltszeitraum) bitten. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de, www.datenschutz.hessen.de. Wir freuen uns, wenn Sie sich mit Fragen oder Beschwerden zuerst direkt an uns wenden.

15. Datensicherheit und Änderungen

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO: verschlüsselte Übertragung (TLS) auf Website und Buchungsstrecke, Zwei-Faktor-Anmeldung und aufgabenbezogene Zugriffsrechte in Hotelsystem und Cloud-Diensten, verschlossene Aufbewahrung von Papierunterlagen an der Rezeption, Verschwiegenheitsverpflichtung aller Mitarbeitenden und Verträge mit unseren Dienstleistern. Bitte senden Sie uns keine vollständigen Kartendaten per E-Mail.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Abläufe, Dienstleister oder die Rechtslage ändern; die aktuelle Fassung finden Sie unter www.hotel-schoen.de/datenschutz.

Stand: 1. Juli 2026. Diese Fassung gilt zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Schön am Rhein GmbH vom 01.07.2026 und ersetzt alle früheren Datenschutzhinweise des Hotel Schön.